Seule la version française du présent document fait foi. Les traductions éventuelles sont fournies à titre informatif ; en cas de divergence, la version française prévaut.
Version 1.2 – En vigueur au 01/10/2026
Préambule
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont UN SITE À VOUS, entreprise individuelle (EI), SIRET 904 378 866 00027, dont le siège est situé 60 rue François 1er, 75008 Paris, France, TVA intracommunautaire FR 50904378866 (ci-après « l’Éditeur »), traite les données personnelles des utilisateurs du service EPI Manager (ci-après le « Service ») et des visiteurs de son site vitrine.
Cette politique complète les Conditions Générales de Vente (CGV) et les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) du Service, qui régissent respectivement les aspects commerciaux et les modalités d’usage de la plateforme.
Champ d’application : la présente politique couvre exclusivement les traitements de données réalisés dans le cadre du Service EPI Manager (comptes, structures, contenus, facturation, emails) et de la mesure d’audience du site vitrine, ainsi que les données que l’utilisateur aura fournies lors d’une prise de contact. Elle ne couvre pas les activités de prospection commerciale B2B menées par l’Éditeur auprès de prospects professionnels n’ayant pas de compte sur le Service (par exemple via l’outil Brevo) : cette prospection repose sur l’intérêt légitime de l’Éditeur au sens de l’article 6.1.f du RGPD, fait l’objet d’une information dédiée lors du premier contact et d’un droit d’opposition simple à chaque envoi, indépendamment du présent document.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente politique est l’Éditeur, tel qu’identifié ci-dessus.
Pour toute question relative à la présente politique ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter l’Éditeur à l’adresse : contact@epi-manager.fr.
En tant qu’entreprise individuelle, l’Éditeur n’est pas soumis à l’obligation de désigner un délégué à la protection des données (DPO), les traitements réalisés ne relevant pas d’un traitement à grande échelle de données sensibles au sens de l’article 37 du RGPD. L’adresse ci-dessus fait office de point de contact unique pour toute question relative à la vie privée.
2. Données collectées
Dans le cadre de l’utilisation du Service, les catégories de données suivantes sont collectées :
- Données de compte : nom, prénom, adresse email, mot de passe (stocké sous forme chiffrée), langue et préférences d’affichage, préférences de notification, choix de recevoir ou non les emails commerciaux ;
- Données de structure : nom de la structure (entreprise, association, club ou usage personnel), rôle de l’utilisateur au sein de la ou des structures auxquelles il appartient (gérant, membre), identifiant officiel de la structure (SIRET, RNA, numéro de TVA ou équivalent étranger) et, le cas échéant, justificatif d’existence déposé pour sa vérification ;
- Données d’acceptation des conditions : date et version des CGU acceptées à l’inscription et des CGV acceptées lors de la première souscription payante ;
- Données de facturation : gérées directement par Stripe pour le compte de l’Éditeur (voir section 5) ; l’Éditeur ne stocke pas les coordonnées bancaires des utilisateurs ;
- Données de parrainage : codes de parrainage et codes club utilisés, et lien entre le titulaire du code et le filleul ;
- Données métier : inventaire des équipements, assemblages, historiques d’inspection, sorties de matériel, documents associés (factures, certificats, photos), déposés par l’utilisateur ou les membres de sa structure ;
- Données liées à la signature électronique : code de validation envoyé par email lors de la signature d’une fiche d’inspection, empreinte numérique (hash) du document signé, horodatage de la signature ;
- Données techniques : journal des événements (connexions, emails envoyés), comprenant l’adresse IP et l’adresse email concernée ; données nécessaires au fonctionnement du mode hors connexion et à la synchronisation ;
- Données de mesure d’audience du site vitrine : voir section 6 (Matomo).
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Création et gestion du compte, vérification d’email | Exécution du contrat |
| Relance puis suppression des comptes jamais activés | Intérêt légitime (limiter la conservation de comptes inutilisés) |
| Fourniture des fonctionnalités du Service (gestion du parc, inspections, sorties, alertes, etc.) | Exécution du contrat |
| Vérification de l’existence des structures (identifiant officiel, justificatif) | Intérêt légitime (prévention de la fraude aux offres gratuites et aux formules réservées) |
| Emails d’accompagnement de la période d’essai (bienvenue, rappels avant et à la fin de l’essai) | Exécution du contrat |
| Email de relance commerciale après la fin de l’essai (voir section 3 bis) | Intérêt légitime (article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques), avec droit d’opposition à tout moment |
| Gestion des codes de parrainage et des codes club | Exécution du contrat |
| Facturation, gestion des abonnements et de la relation avec Stripe | Exécution du contrat / obligation légale (comptabilité) |
| Preuve de l’acceptation des CGU et des CGV | Intérêt légitime (preuve en cas de litige) |
| Vérification d’identité renforcée pour la signature électronique | Exécution du contrat / intérêt légitime (sécurisation de la preuve) |
| Sécurisation des comptes, prévention de la fraude et des usages abusifs, journal des événements | Intérêt légitime |
| Amélioration du Service | Intérêt légitime |
| Mesure d’audience du site vitrine (Matomo) | Consentement, recueilli via la bannière de gestion des cookies (section 6) |
| Conservation des pièces de facturation après suppression de compte | Obligation légale (10 ans, obligations comptables et fiscales) |
3 bis. Emails
Les emails envoyés par le Service sont liés à son fonctionnement : vérification d’email, codes de validation, alertes et notifications (réglables dans les préférences de notification), accompagnement de la période d’essai.
Le seul email à caractère commercial est une relance envoyée une fois, quinze (15) jours après la fin de la période d’essai, aux comptes qui gèrent une structure sans abonnement payant. L’utilisateur peut s’y opposer à tout moment, sans frais, par le lien de désinscription présent dans cet email ou depuis les préférences de notification de son compte.
4. Qui a accès à vos données au sein du Service
Conformément aux CGU, les données et contenus saisis par un utilisateur dans une structure (inventaire, documents, historiques) ne sont accessibles qu’aux membres autorisés de cette structure, selon les rôles définis par le gérant de la structure. Le Service ne propose aucune fonctionnalité de partage public des données. Le gérant d’une structure peut avoir accès aux données saisies par les membres qu’il a invités, dans la limite de ce qui est nécessaire à la gestion de la structure.
Les justificatifs d’existence déposés pour la vérification d’une structure ne sont accessibles qu’à l’Éditeur.
5. Destinataires et sous-traitants
Les données sont traitées par l’Éditeur et peuvent être transmises aux sous-traitants suivants, dans la stricte limite nécessaire à l’exécution du Service :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Stripe | Traitement des paiements, facturation récurrente, portail de gestion d’abonnement | Traitement de données susceptible d’impliquer des transferts hors UE, encadrés par les clauses contractuelles types de Stripe |
| o2switch | Hébergement de l’application et de la base de données ; envoi des emails du Service (SMTP) | France |
Aucun autre sous-traitant n’intervient à ce jour dans le fonctionnement du Service. L’outil Brevo, utilisé par ailleurs par l’Éditeur pour sa prospection commerciale B2B, n’est pas intégré au Service et ne traite aucune donnée des utilisateurs du Service dans ce cadre.
Registres publics consultés : pour vérifier l’existence d’une structure, son identifiant officiel est transmis au registre public de son pays : l’Annuaire des entreprises de l’État (France), le système VIES de la Commission européenne (numéros de TVA de l’Union européenne), Companies House (Royaume-Uni) ou Zefix (Suisse). Seul l’identifiant de la structure est transmis.
6. Mesure d’audience du site vitrine (Matomo)
Le site vitrine d’EPI Manager utilise Matomo, un outil de mesure d’audience auto-hébergé par l’Éditeur, à l’exclusion de tout outil tiers tel que Google Analytics.
Matomo n’est activé, et ses traceurs ne sont déposés, qu’après le consentement du visiteur, recueilli au moyen de la bannière de gestion des cookies du site vitrine. Ce consentement est demandé à l’ensemble des visiteurs, y compris ceux d’Allemagne, d’Autriche, de Belgique et d’Espagne, dont la réglementation l’exige même pour des statistiques anonymisées. Refuser n’a aucune incidence sur l’accès au site.
Cette installation de Matomo est en outre configurée pour limiter la collecte au strict nécessaire : finalité limitée à la production de statistiques, anonymisation de l’adresse IP, absence de croisement avec d’autres traitements ou bases de données, absence de transmission à des tiers, durée de conservation des données limitée à 25 mois maximum et des traceurs à 13 mois maximum.
Les statistiques produites par Matomo restent strictement internes à l’Éditeur et ne sont ni recoupées avec les données de comptes du Service, ni transmises à des tiers. Tout visiteur peut retirer son consentement à tout moment via le lien « Gérer le consentement » du site vitrine.
L’Éditeur se réserve la possibilité d’analyser, dans les mêmes conditions de confidentialité et sans recours à des outils tiers externes, l’usage fait de l’application par ses utilisateurs à des fins d’amélioration du Service ; une telle analyse, si elle est mise en place, restera strictement interne et sera précisée dans une version ultérieure de la présente politique le cas échéant.
7. Durée de conservation
Les données sont conservées selon les règles suivantes :
- pendant toute la durée de vie du compte, qu’il soit sur un palier gratuit ou payant ;
- un compte dont l’adresse email n’a jamais été vérifiée fait l’objet d’une relance au bout de sept (7) jours, puis est supprimé trente (30) jours après sa création ;
- le justificatif d’existence d’une structure est conservé jusqu’à son remplacement par un nouveau justificatif ou jusqu’à la suppression de la structure ;
- le journal des événements (dont les adresses IP) est conservé quatre-vingt-dix (90) jours ;
- en cas de suppression du compte à la demande de l’utilisateur n’ayant effectué aucun paiement, l’ensemble des données est supprimé sans délai ;
- en cas de suppression du compte à la demande d’un utilisateur ayant effectué au moins un paiement, l’ensemble des données liées au compte est supprimé, à l’exception des pièces justificatives de transaction (factures, informations de facturation), conservées pendant dix (10) ans à compter de leur émission, conformément aux obligations légales comptables et fiscales ;
- les données de mesure d’audience Matomo sont conservées 25 mois maximum, conformément aux recommandations de la CNIL.
8. Sécurité
L’Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données, notamment :
- hébergement des données en France (o2switch) ;
- chiffrement des mots de passe ;
- chiffrement des documents signés électroniquement et génération d’une empreinte numérique permettant de vérifier leur intégrité ;
- vérification d’identité renforcée (code par email) pour les actions sensibles comme la signature de fiches d’inspection ;
- stockage des justificatifs d’existence hors de tout accès public ;
- contrôle d’accès par compte utilisateur et par rôle au sein de chaque structure.
9. Droits des personnes
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, toute personne dispose des droits suivants sur ses données personnelles :
- droit d’accès et de rectification ;
- droit à l’effacement, dans les limites décrites à la section 7 (conservation légale des pièces de facturation) ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition, notamment à l’email commercial (section 3 bis), et droit de retirer à tout moment son consentement à la mesure d’audience Matomo (section 6) ;
- droit à la portabilité des données, dans les conditions et limites décrites dans les CGV concernant l’export des données du Service ;
- droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Ces droits s’exercent en écrivant à contact@epi-manager.fr.
10. Transferts hors Union européenne
Les données sont hébergées en France (o2switch) et l’Éditeur n’organise aucun transfert de données hors de l’Union européenne pour les besoins du Service, à l’exception :
- des flux de paiement traités par Stripe, qui peut être amené à transférer certaines données dans le cadre de ses propres traitements, encadrés par des clauses contractuelles types conformes au RGPD ;
- de l’identifiant d’une structure britannique ou suisse, transmis au registre public de son pays pour vérification (section 5), le Royaume-Uni et la Suisse bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission européenne.
11. Modification de la présente politique
L’Éditeur peut modifier la présente politique à tout moment, notamment pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques du Service. Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des utilisateurs dans les mêmes conditions que celles prévues pour les CGV et les CGU.