Solo la versión francesa de este documento es jurídicamente vinculante. Las traducciones se facilitan a título informativo; en caso de discrepancia, prevalece la versión francesa.
Versión 1.2 – En vigor desde el 01/10/2026
Preámbulo
La presente política de privacidad describe cómo UN SITE À VOUS, empresa individual (EI), SIRET 904 378 866 00027, con domicilio social en 60 rue François 1er, 75008 París, Francia, NIF-IVA intracomunitario FR 50904378866 (en lo sucesivo, el «Editor»), trata los datos personales de los usuarios del servicio EPI Manager (en lo sucesivo, el «Servicio») y de los visitantes de su sitio web.
Esta política complementa las Condiciones Generales de Venta (CGV) y las Condiciones Generales de Uso (CGU) del Servicio, que regulan respectivamente los aspectos comerciales y las modalidades de uso de la plataforma.
Ámbito de aplicación: la presente política cubre exclusivamente los tratamientos de datos realizados en el marco del Servicio EPI Manager (cuentas, estructuras, contenidos, facturación, correos electrónicos) y de la medición de audiencia del sitio web, así como los datos que el usuario haya facilitado al ponerse en contacto. No cubre las actividades de prospección comercial B2B realizadas por el Editor ante prospectos profesionales que no tienen cuenta en el Servicio (por ejemplo, a través de la herramienta Brevo): esta prospección se basa en el interés legítimo del Editor en el sentido del artículo 6.1.f del RGPD, es objeto de una información específica en el primer contacto y de un derecho de oposición sencillo en cada envío, con independencia del presente documento.
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en la presente política es el Editor, tal como se ha identificado anteriormente.
Para cualquier pregunta relativa a la presente política o al ejercicio de sus derechos, puede contactar con el Editor en la dirección: contact@epi-manager.fr.
Como empresa individual, el Editor no está obligado a designar un delegado de protección de datos (DPD), ya que los tratamientos realizados no constituyen un tratamiento a gran escala de datos sensibles en el sentido del artículo 37 del RGPD. La dirección anterior sirve como punto de contacto único para cualquier cuestión relativa a la privacidad.
2. Datos recogidos
En el marco del uso del Servicio, se recogen las siguientes categorías de datos:
- Datos de cuenta: apellidos, nombre, dirección de correo electrónico, contraseña (almacenada de forma cifrada), idioma y preferencias de visualización, preferencias de notificación, elección de recibir o no correos comerciales;
- Datos de la estructura: nombre de la estructura (empresa, asociación, club o uso personal), rol del usuario en la estructura o estructuras a las que pertenece (gestor, miembro), identificador oficial de la estructura (SIRET, RNA, número de IVA o equivalente extranjero) y, en su caso, justificante de existencia depositado para su verificación;
- Datos de aceptación de las condiciones: fecha y versión de las CGU aceptadas en el registro y de las CGV aceptadas en la primera suscripción de pago;
- Datos de facturación: gestionados directamente por Stripe por cuenta del Editor (véase la sección 5); el Editor no almacena los datos bancarios de los usuarios;
- Datos de referidos: códigos de referido y códigos de club utilizados, y vínculo entre el titular del código y el referido;
- Datos de actividad: inventario de los equipos, conjuntos, historiales de inspección, salidas de material, documentos asociados (facturas, certificados, fotos), depositados por el usuario o los miembros de su estructura;
- Datos relacionados con la firma electrónica: código de validación enviado por correo electrónico al firmar una ficha de inspección, huella digital (hash) del documento firmado, sello de tiempo de la firma;
- Datos técnicos: registro de eventos (conexiones, correos enviados), que incluye la dirección IP y la dirección de correo afectada; datos necesarios para el funcionamiento del modo sin conexión y la sincronización;
- Datos de medición de audiencia del sitio web: véase la sección 6 (Matomo).
3. Finalidades y bases legales
| Finalidad | Base legal |
|---|---|
| Creación y gestión de la cuenta, verificación del correo electrónico | Ejecución del contrato |
| Recordatorio y posterior supresión de las cuentas nunca activadas | Interés legítimo (limitar la conservación de cuentas no utilizadas) |
| Prestación de las funcionalidades del Servicio (gestión del parque, inspecciones, salidas, alertas, etc.) | Ejecución del contrato |
| Verificación de la existencia de las estructuras (identificador oficial, justificante) | Interés legítimo (prevención del fraude en las ofertas gratuitas y los planes reservados) |
| Correos de acompañamiento del periodo de prueba (bienvenida, recordatorios antes y al final de la prueba) | Ejecución del contrato |
| Correo comercial de seguimiento tras el fin de la prueba (véase la sección 3 bis) | Interés legítimo (artículo L34-5 del Código de Correos y Comunicaciones Electrónicas francés), con derecho de oposición en cualquier momento |
| Gestión de los códigos de referido y de club | Ejecución del contrato |
| Facturación, gestión de las suscripciones y de la relación con Stripe | Ejecución del contrato / obligación legal (contabilidad) |
| Prueba de la aceptación de las CGU y las CGV | Interés legítimo (prueba en caso de litigio) |
| Verificación de identidad reforzada para la firma electrónica | Ejecución del contrato / interés legítimo (seguridad de la prueba) |
| Seguridad de las cuentas, prevención del fraude y de los usos abusivos, registro de eventos | Interés legítimo |
| Mejora del Servicio | Interés legítimo |
| Medición de audiencia del sitio web (Matomo) | Consentimiento, recogido mediante el banner de gestión de cookies (sección 6) |
| Conservación de los justificantes de facturación tras la supresión de la cuenta | Obligación legal (10 años, obligaciones contables y fiscales) |
3 bis. Correos electrónicos
Los correos enviados por el Servicio están relacionados con su funcionamiento: verificación del correo, códigos de validación, alertas y notificaciones (configurables en las preferencias de notificación), acompañamiento del periodo de prueba.
El único correo de carácter comercial es un recordatorio enviado una sola vez, quince (15) días después del fin del periodo de prueba, a las cuentas que gestionan una estructura sin suscripción de pago. El usuario puede oponerse a él en cualquier momento, sin coste, mediante el enlace de baja incluido en dicho correo o desde las preferencias de notificación de su cuenta.
4. Quién tiene acceso a sus datos dentro del Servicio
De conformidad con las CGU, los datos y contenidos introducidos por un usuario en una estructura (inventario, documentos, historiales) solo son accesibles para los miembros autorizados de dicha estructura, según los roles definidos por su gestor. El Servicio no ofrece ninguna funcionalidad de intercambio público de datos. El gestor de una estructura puede tener acceso a los datos introducidos por los miembros que ha invitado, en la medida necesaria para la gestión de la estructura.
Los justificantes de existencia depositados para la verificación de una estructura solo son accesibles para el Editor.
5. Destinatarios y encargados del tratamiento
Los datos son tratados por el Editor y pueden transmitirse a los siguientes encargados del tratamiento, dentro del estricto límite necesario para la prestación del Servicio:
| Encargado del tratamiento | Función | Ubicación |
|---|---|---|
| Stripe | Procesamiento de los pagos, facturación recurrente, portal de gestión de la suscripción | Tratamiento de datos que puede implicar transferencias fuera de la UE, regulado por las cláusulas contractuales tipo de Stripe |
| o2switch | Alojamiento de la aplicación y de la base de datos; envío de los correos del Servicio (SMTP) | Francia |
Ningún otro encargado interviene a día de hoy en el funcionamiento del Servicio. La herramienta Brevo, utilizada por otra parte por el Editor para su prospección comercial B2B, no está integrada en el Servicio y no trata ningún dato de los usuarios del Servicio en este marco.
Registros públicos consultados: para verificar la existencia de una estructura, su identificador oficial se transmite al registro público de su país: el Annuaire des entreprises del Estado francés (Francia), el sistema VIES de la Comisión Europea (números de IVA de la Unión Europea), Companies House (Reino Unido) o Zefix (Suiza). Solo se transmite el identificador de la estructura.
6. Medición de audiencia del sitio web (Matomo)
El sitio web de EPI Manager utiliza Matomo, una herramienta de medición de audiencia alojada por el propio Editor, con exclusión de cualquier herramienta de terceros como Google Analytics.
Matomo solo se activa, y sus rastreadores solo se instalan, tras el consentimiento del visitante, recogido mediante el banner de gestión de cookies del sitio web. Este consentimiento se solicita a todos los visitantes, incluidos los de Alemania, Austria, Bélgica y España, cuya normativa lo exige incluso para estadísticas anonimizadas. Rechazarlo no afecta en absoluto al acceso al sitio.
Esta instalación de Matomo está además configurada para limitar la recogida a lo estrictamente necesario: finalidad limitada a la elaboración de estadísticas, anonimización de la dirección IP, ausencia de cruce con otros tratamientos o bases de datos, ausencia de transmisión a terceros, plazo de conservación de los datos limitado a 25 meses como máximo y de los rastreadores a 13 meses como máximo.
Las estadísticas elaboradas por Matomo son estrictamente internas del Editor y no se cruzan con los datos de las cuentas del Servicio ni se transmiten a terceros. Todo visitante puede retirar su consentimiento en cualquier momento mediante el enlace «Gestionar el consentimiento» del sitio web.
El Editor se reserva la posibilidad de analizar, en las mismas condiciones de confidencialidad y sin recurrir a herramientas externas de terceros, el uso que los usuarios hacen de la aplicación con el fin de mejorar el Servicio; dicho análisis, si se pone en marcha, será estrictamente interno y se precisará, en su caso, en una versión posterior de la presente política.
7. Plazo de conservación
Los datos se conservan según las siguientes reglas:
- durante toda la vida de la cuenta, ya esté en un tramo gratuito o de pago;
- una cuenta cuya dirección de correo nunca se ha verificado recibe un recordatorio a los siete (7) días y se suprime treinta (30) días después de su creación;
- el justificante de existencia de una estructura se conserva hasta su sustitución por un nuevo justificante o hasta la supresión de la estructura;
- el registro de eventos (incluidas las direcciones IP) se conserva noventa (90) días;
- en caso de supresión de la cuenta a petición de un usuario que no haya realizado ningún pago, todos los datos se suprimen sin demora;
- en caso de supresión de la cuenta a petición de un usuario que haya realizado al menos un pago, se suprimen todos los datos vinculados a la cuenta, a excepción de los justificantes de las transacciones (facturas, datos de facturación), conservados durante diez (10) años desde su emisión, de conformidad con las obligaciones legales contables y fiscales;
- los datos de medición de audiencia de Matomo se conservan un máximo de 25 meses, conforme a las recomendaciones de la CNIL.
8. Seguridad
El Editor aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos, en particular:
- alojamiento de los datos en Francia (o2switch);
- cifrado de las contraseñas;
- cifrado de los documentos firmados electrónicamente y generación de una huella digital que permite verificar su integridad;
- verificación de identidad reforzada (código por correo electrónico) para las acciones sensibles, como la firma de fichas de inspección;
- almacenamiento de los justificantes de existencia fuera de todo acceso público;
- control de acceso por cuenta de usuario y por rol dentro de cada estructura.
9. Derechos de las personas
De conformidad con el RGPD y la ley francesa Informatique et Libertés, toda persona dispone de los siguientes derechos sobre sus datos personales:
- derecho de acceso y rectificación;
- derecho de supresión, dentro de los límites descritos en la sección 7 (conservación legal de los justificantes de facturación);
- derecho a la limitación del tratamiento;
- derecho de oposición, en particular al correo comercial (sección 3 bis), y derecho a retirar en cualquier momento su consentimiento a la medición de audiencia de Matomo (sección 6);
- derecho a la portabilidad de los datos, en las condiciones y límites descritos en las CGV en relación con la exportación de los datos del Servicio;
- derecho a presentar una reclamación ante la CNIL (www.cnil.fr).
Estos derechos se ejercen escribiendo a contact@epi-manager.fr.
10. Transferencias fuera de la Unión Europea
Los datos se alojan en Francia (o2switch) y el Editor no organiza ninguna transferencia de datos fuera de la Unión Europea para las necesidades del Servicio, con excepción de:
- los flujos de pago procesados por Stripe, que puede transferir determinados datos en el marco de sus propios tratamientos, regulados por cláusulas contractuales tipo conformes al RGPD;
- el identificador de una estructura británica o suiza, transmitido al registro público de su país para su verificación (sección 5), ya que el Reino Unido y Suiza disfrutan de una decisión de adecuación de la Comisión Europea.
11. Modificación de la presente política
El Editor puede modificar la presente política en cualquier momento, en particular para tener en cuenta la evolución legal, reglamentaria o técnica del Servicio. Toda modificación sustancial se pondrá en conocimiento de los usuarios en las mismas condiciones que las previstas para las CGV y las CGU.