Rechtsverbindlich ist allein die französische Fassung dieses Dokuments. Übersetzungen dienen nur der Information; bei Abweichungen gilt die französische Fassung.
Version 1.2 – Gültig ab 01.10.2026
Präambel
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie UN SITE À VOUS, Einzelunternehmen (EI), SIRET 904 378 866 00027, mit Sitz in 60 rue François 1er, 75008 Paris, Frankreich, USt-IdNr. FR 50904378866 (nachstehend der „Herausgeber“), die personenbezogenen Daten der Nutzer des Dienstes EPI Manager (nachstehend der „Dienst“) und der Besucher seiner Website verarbeitet.
Diese Erklärung ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und die Nutzungsbedingungen des Dienstes, die jeweils die kaufmännischen Aspekte und die Modalitäten der Nutzung der Plattform regeln.
Geltungsbereich: Diese Erklärung umfasst ausschließlich die Datenverarbeitungen im Rahmen des Dienstes EPI Manager (Konten, Strukturen, Inhalte, Abrechnung, E-Mails) und der Reichweitenmessung der Website sowie die Daten, die der Nutzer bei einer Kontaktaufnahme angegeben hat. Sie umfasst nicht die B2B-Akquise des Herausgebers bei gewerblichen Interessenten ohne Konto im Dienst (zum Beispiel über das Tool Brevo): Diese Akquise beruht auf dem berechtigten Interesse des Herausgebers im Sinne von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, ist beim ersten Kontakt Gegenstand einer gesonderten Information und eines einfachen Widerspruchsrechts bei jeder Sendung, unabhängig von diesem Dokument.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung der in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten ist der oben genannte Herausgeber.
Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie den Herausgeber unter folgender Adresse kontaktieren: contact@epi-manager.fr.
Als Einzelunternehmen ist der Herausgeber nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, da die durchgeführten Verarbeitungen keine umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten im Sinne von Artikel 37 DSGVO darstellen. Die oben genannte Adresse dient als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen zum Datenschutz.
2. Erhobene Daten
Im Rahmen der Nutzung des Dienstes werden folgende Datenkategorien erhoben:
- Kontodaten: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Sprache und Anzeigeeinstellungen, Benachrichtigungseinstellungen, Entscheidung für oder gegen den Erhalt werblicher E-Mails;
- Daten der Struktur: Name der Struktur (Unternehmen, Verband, Verein oder private Nutzung), Rolle des Nutzers in der/den Struktur(en), denen er angehört (Verwalter, Mitglied), offizielle Kennung der Struktur (SIRET, RNA, USt-IdNr. oder ausländisches Äquivalent) und gegebenenfalls ein zur Überprüfung hochgeladener Existenznachweis;
- Daten zur Annahme der Bedingungen: Datum und Version der bei der Registrierung akzeptierten Nutzungsbedingungen und der beim ersten kostenpflichtigen Abonnement akzeptierten AGB;
- Rechnungsdaten: werden direkt von Stripe im Auftrag des Herausgebers verwaltet (siehe Abschnitt 5); der Herausgeber speichert keine Bankdaten der Nutzer;
- Empfehlungsdaten: verwendete Empfehlungs- und Vereinscodes sowie die Verbindung zwischen dem Inhaber des Codes und dem Empfohlenen;
- Fachdaten: Geräteinventar, Baugruppen, Prüfhistorien, Materialeinsätze, zugehörige Dokumente (Rechnungen, Zertifikate, Fotos), die vom Nutzer oder den Mitgliedern seiner Struktur hochgeladen werden;
- Daten zur elektronischen Unterschrift: bei der Unterschrift eines Prüfprotokolls per E-Mail gesendeter Bestätigungscode, digitaler Fingerabdruck (Hash) des unterzeichneten Dokuments, Zeitstempel der Unterschrift;
- Technische Daten: Ereignisprotokoll (Anmeldungen, gesendete E-Mails) einschließlich IP-Adresse und betroffener E-Mail-Adresse; für den Offline-Modus und die Synchronisierung erforderliche Daten;
- Daten der Reichweitenmessung der Website: siehe Abschnitt 6 (Matomo).
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Erstellung und Verwaltung des Kontos, Überprüfung der E-Mail-Adresse | Vertragserfüllung |
| Erinnerung und anschließende Löschung nie aktivierter Konten | Berechtigtes Interesse (Begrenzung der Speicherung ungenutzter Konten) |
| Bereitstellung der Funktionen des Dienstes (Bestandsverwaltung, Prüfungen, Einsätze, Erinnerungen usw.) | Vertragserfüllung |
| Überprüfung der Existenz der Strukturen (offizielle Kennung, Nachweis) | Berechtigtes Interesse (Verhinderung von Betrug bei kostenlosen Angeboten und vorbehaltenen Tarifen) |
| E-Mails zur Begleitung des Testzeitraums (Willkommen, Erinnerungen vor und am Ende des Tests) | Vertragserfüllung |
| Werbliche Erinnerungs-E-Mail nach Ende des Tests (siehe Abschnitt 3 bis) | Berechtigtes Interesse (Artikel L34-5 des französischen Gesetzbuchs über Post und elektronische Kommunikation), mit jederzeitigem Widerspruchsrecht |
| Verwaltung der Empfehlungs- und Vereinscodes | Vertragserfüllung |
| Rechnungsstellung, Verwaltung der Abonnements und der Beziehung zu Stripe | Vertragserfüllung / rechtliche Verpflichtung (Buchhaltung) |
| Nachweis der Annahme der Nutzungsbedingungen und der AGB | Berechtigtes Interesse (Beweis im Streitfall) |
| Verstärkte Identitätsprüfung für die elektronische Unterschrift | Vertragserfüllung / berechtigtes Interesse (Sicherung des Beweises) |
| Sicherung der Konten, Verhinderung von Betrug und Missbrauch, Ereignisprotokoll | Berechtigtes Interesse |
| Verbesserung des Dienstes | Berechtigtes Interesse |
| Reichweitenmessung der Website (Matomo) | Einwilligung, eingeholt über das Cookie-Banner (Abschnitt 6) |
| Aufbewahrung der Rechnungsbelege nach Löschung des Kontos | Rechtliche Verpflichtung (10 Jahre, buchhalterische und steuerliche Pflichten) |
3 bis. E-Mails
Die vom Dienst gesendeten E-Mails hängen mit seinem Betrieb zusammen: Überprüfung der E-Mail-Adresse, Bestätigungscodes, Erinnerungen und Benachrichtigungen (in den Benachrichtigungseinstellungen anpassbar), Begleitung des Testzeitraums.
Die einzige werbliche E-Mail ist eine Erinnerung, die einmalig fünfzehn (15) Tage nach Ende des Testzeitraums an Konten gesendet wird, die eine Struktur ohne kostenpflichtiges Abonnement verwalten. Der Nutzer kann ihr jederzeit kostenlos über den Abmeldelink in dieser E-Mail oder in den Benachrichtigungseinstellungen seines Kontos widersprechen.
4. Wer innerhalb des Dienstes Zugriff auf Ihre Daten hat
Gemäß den Nutzungsbedingungen sind die von einem Nutzer in einer Struktur erfassten Daten und Inhalte (Inventar, Dokumente, Historien) nur für die befugten Mitglieder dieser Struktur gemäß den vom Verwalter festgelegten Rollen zugänglich. Der Dienst bietet keine Funktion zur öffentlichen Freigabe von Daten. Der Verwalter einer Struktur kann im für die Verwaltung der Struktur erforderlichen Umfang Zugriff auf die Daten der von ihm eingeladenen Mitglieder haben.
Die zur Überprüfung einer Struktur hochgeladenen Existenznachweise sind nur für den Herausgeber zugänglich.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Die Daten werden vom Herausgeber verarbeitet und können im für die Erbringung des Dienstes unbedingt erforderlichen Umfang an folgende Auftragsverarbeiter übermittelt werden:
| Auftragsverarbeiter | Aufgabe | Standort |
|---|---|---|
| Stripe | Zahlungsabwicklung, wiederkehrende Abrechnung, Portal zur Abonnementverwaltung | Datenverarbeitung, die Übermittlungen außerhalb der EU umfassen kann, abgesichert durch die Standardvertragsklauseln von Stripe |
| o2switch | Hosting der Anwendung und der Datenbank; Versand der E-Mails des Dienstes (SMTP) | Frankreich |
Derzeit ist kein weiterer Auftragsverarbeiter am Betrieb des Dienstes beteiligt. Das Tool Brevo, das der Herausgeber anderweitig für seine B2B-Akquise nutzt, ist nicht in den Dienst integriert und verarbeitet in diesem Rahmen keine Daten der Nutzer des Dienstes.
Abgefragte öffentliche Register: Zur Überprüfung der Existenz einer Struktur wird ihre offizielle Kennung an das öffentliche Register ihres Landes übermittelt: das Annuaire des entreprises des französischen Staates (Frankreich), das VIES-System der Europäischen Kommission (USt-IdNr. der Europäischen Union), Companies House (Vereinigtes Königreich) oder Zefix (Schweiz). Es wird nur die Kennung der Struktur übermittelt.
6. Reichweitenmessung der Website (Matomo)
Die Website von EPI Manager verwendet Matomo, ein vom Herausgeber selbst gehostetes Tool zur Reichweitenmessung, unter Ausschluss jeglicher Drittanbieter-Tools wie Google Analytics.
Matomo wird erst nach der Einwilligung des Besuchers aktiviert und setzt erst dann seine Tracker; die Einwilligung wird über das Cookie-Banner der Website eingeholt. Sie wird bei allen Besuchern abgefragt, einschließlich derjenigen aus Deutschland, Österreich, Belgien und Spanien, deren Vorschriften sie selbst für anonymisierte Statistiken verlangen. Eine Ablehnung hat keinerlei Auswirkung auf den Zugang zur Website.
Diese Matomo-Installation ist zudem so konfiguriert, dass die Erhebung auf das unbedingt Notwendige beschränkt ist: Zweck beschränkt auf die Erstellung von Statistiken, Anonymisierung der IP-Adresse, keine Verknüpfung mit anderen Verarbeitungen oder Datenbanken, keine Übermittlung an Dritte, Speicherdauer der Daten auf höchstens 25 Monate und der Tracker auf höchstens 13 Monate begrenzt.
Die von Matomo erstellten Statistiken bleiben streng intern beim Herausgeber und werden weder mit den Kontodaten des Dienstes verknüpft noch an Dritte übermittelt. Jeder Besucher kann seine Einwilligung jederzeit über den Link „Einwilligung verwalten“ der Website widerrufen.
Der Herausgeber behält sich vor, unter denselben Vertraulichkeitsbedingungen und ohne externe Drittanbieter-Tools die Nutzung der Anwendung durch ihre Nutzer zur Verbesserung des Dienstes zu analysieren; eine solche Analyse bliebe, falls sie eingeführt wird, streng intern und würde gegebenenfalls in einer späteren Fassung dieser Erklärung präzisiert.
7. Speicherdauer
Die Daten werden nach folgenden Regeln gespeichert:
- während der gesamten Lebensdauer des Kontos, ob im kostenlosen oder kostenpflichtigen Kontingent;
- ein Konto, dessen E-Mail-Adresse nie bestätigt wurde, erhält nach sieben (7) Tagen eine Erinnerung und wird dreißig (30) Tage nach seiner Erstellung gelöscht;
- der Existenznachweis einer Struktur wird bis zu seinem Ersatz durch einen neuen Nachweis oder bis zur Löschung der Struktur aufbewahrt;
- das Ereignisprotokoll (einschließlich IP-Adressen) wird neunzig (90) Tage aufbewahrt;
- bei Löschung des Kontos auf Wunsch eines Nutzers, der keine Zahlung geleistet hat, werden alle Daten unverzüglich gelöscht;
- bei Löschung des Kontos auf Wunsch eines Nutzers, der mindestens eine Zahlung geleistet hat, werden alle mit dem Konto verbundenen Daten gelöscht, mit Ausnahme der Transaktionsbelege (Rechnungen, Rechnungsdaten), die gemäß den gesetzlichen buchhalterischen und steuerlichen Pflichten zehn (10) Jahre ab ihrer Ausstellung aufbewahrt werden;
- die Daten der Matomo-Reichweitenmessung werden gemäß den Empfehlungen der CNIL höchstens 25 Monate aufbewahrt.
8. Sicherheit
Der Herausgeber setzt technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten ein, insbesondere:
- Hosting der Daten in Frankreich (o2switch);
- Verschlüsselung der Passwörter;
- Verschlüsselung elektronisch signierter Dokumente und Erzeugung eines digitalen Fingerabdrucks zur Überprüfung ihrer Integrität;
- verstärkte Identitätsprüfung (Code per E-Mail) für sensible Aktionen wie die Unterschrift von Prüfprotokollen;
- Speicherung der Existenznachweise ohne jeden öffentlichen Zugang;
- Zugriffskontrolle pro Benutzerkonto und pro Rolle innerhalb jeder Struktur.
9. Rechte der betroffenen Personen
Gemäß der DSGVO und dem französischen Datenschutzgesetz (loi Informatique et Libertés) hat jede Person folgende Rechte an ihren personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft und Berichtigung;
- Recht auf Löschung im Rahmen der in Abschnitt 7 beschriebenen Grenzen (gesetzliche Aufbewahrung der Rechnungsbelege);
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
- Widerspruchsrecht, insbesondere gegen die werbliche E-Mail (Abschnitt 3 bis), sowie das Recht, die Einwilligung in die Matomo-Reichweitenmessung jederzeit zu widerrufen (Abschnitt 6);
- Recht auf Datenübertragbarkeit unter den Bedingungen und in den Grenzen, die in den AGB zum Export der Daten des Dienstes beschrieben sind;
- Recht auf Beschwerde bei der CNIL (www.cnil.fr).
Diese Rechte können Sie per E-Mail an contact@epi-manager.fr ausüben.
10. Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union
Die Daten werden in Frankreich gehostet (o2switch), und der Herausgeber nimmt für die Zwecke des Dienstes keine Datenübermittlung außerhalb der Europäischen Union vor, mit Ausnahme:
- der von Stripe abgewickelten Zahlungsflüsse; Stripe kann im Rahmen seiner eigenen Verarbeitungen bestimmte Daten übermitteln, abgesichert durch DSGVO-konforme Standardvertragsklauseln;
- der Kennung einer britischen oder schweizerischen Struktur, die zur Überprüfung an das öffentliche Register ihres Landes übermittelt wird (Abschnitt 5), da für das Vereinigte Königreich und die Schweiz ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt.
11. Änderung dieser Erklärung
Der Herausgeber kann diese Erklärung jederzeit ändern, insbesondere um rechtlichen, regulatorischen oder technischen Entwicklungen des Dienstes Rechnung zu tragen. Jede wesentliche Änderung wird den Nutzern unter denselben Bedingungen mitgeteilt, wie sie für die AGB und die Nutzungsbedingungen vorgesehen sind.