Fa fede esclusivamente la versione francese del presente documento. Le traduzioni sono fornite a titolo informativo; in caso di discrepanza, prevale la versione francese.
Versione 1.2 – In vigore dal 01/10/2026
Premessa
La presente informativa sulla privacy descrive il modo in cui UN SITE À VOUS, impresa individuale (EI), SIRET 904 378 866 00027, con sede in 60 rue François 1er, 75008 Parigi, Francia, partita IVA intracomunitaria FR 50904378866 (di seguito l’«Editore»), tratta i dati personali degli utenti del servizio EPI Manager (di seguito il «Servizio») e dei visitatori del suo sito vetrina.
La presente informativa integra le Condizioni Generali di Vendita (CGV) e le Condizioni Generali di Utilizzo (CGU) del Servizio, che disciplinano rispettivamente gli aspetti commerciali e le modalità di utilizzo della piattaforma.
Ambito di applicazione: la presente informativa copre esclusivamente i trattamenti di dati effettuati nell’ambito del Servizio EPI Manager (account, strutture, contenuti, fatturazione, e-mail) e della misurazione dell’audience del sito vetrina, nonché i dati che l’utente avrà fornito in occasione di una presa di contatto. Non copre le attività di prospezione commerciale B2B svolte dall’Editore presso potenziali clienti professionali che non hanno un account sul Servizio (ad esempio tramite lo strumento Brevo): tale prospezione si basa sul legittimo interesse dell’Editore ai sensi dell’articolo 6.1.f del GDPR, è oggetto di un’informativa dedicata al primo contatto e di un semplice diritto di opposizione a ogni invio, indipendentemente dal presente documento.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente informativa è l’Editore, come sopra identificato.
Per qualsiasi domanda relativa alla presente informativa o all’esercizio dei tuoi diritti, puoi contattare l’Editore all’indirizzo: contact@epi-manager.fr.
In quanto impresa individuale, l’Editore non è tenuto a designare un responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), poiché i trattamenti effettuati non costituiscono un trattamento su larga scala di dati sensibili ai sensi dell’articolo 37 del GDPR. L’indirizzo sopra indicato funge da punto di contatto unico per qualsiasi domanda relativa alla privacy.
2. Dati raccolti
Nell’ambito dell’utilizzo del Servizio, vengono raccolte le seguenti categorie di dati:
- Dati dell’account: cognome, nome, indirizzo e-mail, password (memorizzata in forma cifrata), lingua e preferenze di visualizzazione, preferenze di notifica, scelta di ricevere o meno e-mail commerciali;
- Dati della struttura: nome della struttura (impresa, associazione, club o uso personale), ruolo dell’utente all’interno della o delle strutture a cui appartiene (gestore, membro), identificativo ufficiale della struttura (SIRET, RNA, partita IVA o equivalente estero) e, se del caso, documento giustificativo di esistenza caricato per la sua verifica;
- Dati di accettazione delle condizioni: data e versione delle CGU accettate all’iscrizione e delle CGV accettate alla prima sottoscrizione a pagamento;
- Dati di fatturazione: gestiti direttamente da Stripe per conto dell’Editore (vedi sezione 5); l’Editore non memorizza i dati bancari degli utenti;
- Dati di referral: codici referral e codici club utilizzati, e collegamento tra il titolare del codice e l’invitato;
- Dati operativi: inventario delle attrezzature, assemblaggi, storici di ispezione, uscite di materiale, documenti associati (fatture, certificati, foto), caricati dall’utente o dai membri della sua struttura;
- Dati relativi alla firma elettronica: codice di convalida inviato via e-mail alla firma di una scheda di ispezione, impronta digitale (hash) del documento firmato, marca temporale della firma;
- Dati tecnici: registro degli eventi (accessi, e-mail inviate), comprendente l’indirizzo IP e l’indirizzo e-mail interessato; dati necessari al funzionamento della modalità offline e alla sincronizzazione;
- Dati di misurazione dell’audience del sito vetrina: vedi sezione 6 (Matomo).
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Creazione e gestione dell’account, verifica dell’e-mail | Esecuzione del contratto |
| Sollecito e successiva cancellazione degli account mai attivati | Legittimo interesse (limitare la conservazione di account inutilizzati) |
| Fornitura delle funzionalità del Servizio (gestione del parco, ispezioni, uscite, avvisi, ecc.) | Esecuzione del contratto |
| Verifica dell’esistenza delle strutture (identificativo ufficiale, documento giustificativo) | Legittimo interesse (prevenzione delle frodi sulle offerte gratuite e sui piani riservati) |
| E-mail di accompagnamento del periodo di prova (benvenuto, promemoria prima e alla fine della prova) | Esecuzione del contratto |
| E-mail commerciale di sollecito dopo la fine della prova (vedi sezione 3 bis) | Legittimo interesse (articolo L34-5 del Codice francese delle poste e delle comunicazioni elettroniche), con diritto di opposizione in qualsiasi momento |
| Gestione dei codici referral e dei codici club | Esecuzione del contratto |
| Fatturazione, gestione degli abbonamenti e del rapporto con Stripe | Esecuzione del contratto / obbligo di legge (contabilità) |
| Prova dell’accettazione delle CGU e delle CGV | Legittimo interesse (prova in caso di controversia) |
| Verifica rafforzata dell’identità per la firma elettronica | Esecuzione del contratto / legittimo interesse (sicurezza della prova) |
| Sicurezza degli account, prevenzione delle frodi e degli usi abusivi, registro degli eventi | Legittimo interesse |
| Miglioramento del Servizio | Legittimo interesse |
| Misurazione dell’audience del sito vetrina (Matomo) | Consenso, raccolto tramite il banner di gestione dei cookie (sezione 6) |
| Conservazione dei documenti di fatturazione dopo la cancellazione dell’account | Obbligo di legge (10 anni, obblighi contabili e fiscali) |
3 bis. E-mail
Le e-mail inviate dal Servizio sono legate al suo funzionamento: verifica dell’e-mail, codici di convalida, avvisi e notifiche (regolabili nelle preferenze di notifica), accompagnamento del periodo di prova.
L’unica e-mail di carattere commerciale è un sollecito inviato una sola volta, quindici (15) giorni dopo la fine del periodo di prova, agli account che gestiscono una struttura senza abbonamento a pagamento. L’utente può opporvisi in qualsiasi momento, gratuitamente, tramite il link di disiscrizione presente in tale e-mail o dalle preferenze di notifica del proprio account.
4. Chi ha accesso ai tuoi dati all’interno del Servizio
In conformità con le CGU, i dati e i contenuti inseriti da un utente in una struttura (inventario, documenti, storici) sono accessibili solo ai membri autorizzati di tale struttura, secondo i ruoli definiti dal gestore della struttura. Il Servizio non offre alcuna funzionalità di condivisione pubblica dei dati. Il gestore di una struttura può avere accesso ai dati inseriti dai membri che ha invitato, nei limiti di quanto necessario alla gestione della struttura.
I documenti giustificativi di esistenza caricati per la verifica di una struttura sono accessibili solo all’Editore.
5. Destinatari e responsabili del trattamento
I dati sono trattati dall’Editore e possono essere trasmessi ai seguenti responsabili del trattamento, nei limiti strettamente necessari all’esecuzione del Servizio:
| Responsabile del trattamento | Ruolo | Ubicazione |
|---|---|---|
| Stripe | Elaborazione dei pagamenti, fatturazione ricorrente, portale di gestione dell’abbonamento | Trattamento di dati che può comportare trasferimenti al di fuori dell’UE, disciplinati dalle clausole contrattuali tipo di Stripe |
| o2switch | Hosting dell’applicazione e della banca dati; invio delle e-mail del Servizio (SMTP) | Francia |
Nessun altro responsabile del trattamento interviene attualmente nel funzionamento del Servizio. Lo strumento Brevo, utilizzato peraltro dall’Editore per la propria prospezione commerciale B2B, non è integrato nel Servizio e non tratta in questo ambito alcun dato degli utenti del Servizio.
Registri pubblici consultati: per verificare l’esistenza di una struttura, il suo identificativo ufficiale è trasmesso al registro pubblico del suo paese: l’Annuaire des entreprises dello Stato francese (Francia), il sistema VIES della Commissione europea (partite IVA dell’Unione europea), Companies House (Regno Unito) o Zefix (Svizzera). Viene trasmesso solo l’identificativo della struttura.
6. Misurazione dell’audience del sito vetrina (Matomo)
Il sito vetrina di EPI Manager utilizza Matomo, uno strumento di misurazione dell’audience ospitato direttamente dall’Editore, con esclusione di qualsiasi strumento di terzi come Google Analytics.
Matomo viene attivato, e i suoi traccianti installati, solo dopo il consenso del visitatore, raccolto tramite il banner di gestione dei cookie del sito vetrina. Il consenso è richiesto a tutti i visitatori, compresi quelli di Germania, Austria, Belgio e Spagna, la cui normativa lo impone anche per statistiche anonimizzate. Il rifiuto non ha alcuna conseguenza sull’accesso al sito.
Questa installazione di Matomo è inoltre configurata per limitare la raccolta allo stretto necessario: finalità limitata alla produzione di statistiche, anonimizzazione dell’indirizzo IP, assenza di incroci con altri trattamenti o banche dati, assenza di trasmissione a terzi, conservazione dei dati limitata a un massimo di 25 mesi e dei traccianti a un massimo di 13 mesi.
Le statistiche prodotte da Matomo restano strettamente interne all’Editore e non sono né incrociate con i dati degli account del Servizio né trasmesse a terzi. Ogni visitatore può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento tramite il link «Gestisci il consenso» del sito vetrina.
L’Editore si riserva la possibilità di analizzare, alle stesse condizioni di riservatezza e senza ricorrere a strumenti esterni di terzi, l’uso che gli utenti fanno dell’applicazione allo scopo di migliorare il Servizio; tale analisi, se attuata, resterà strettamente interna e sarà precisata, se del caso, in una versione successiva della presente informativa.
7. Periodo di conservazione
I dati sono conservati secondo le seguenti regole:
- per tutta la durata dell’account, che sia su una quota gratuita o a pagamento;
- un account il cui indirizzo e-mail non è mai stato verificato riceve un sollecito dopo sette (7) giorni ed è poi cancellato trenta (30) giorni dopo la sua creazione;
- il documento giustificativo di esistenza di una struttura è conservato fino alla sua sostituzione con un nuovo documento o fino alla cancellazione della struttura;
- il registro degli eventi (compresi gli indirizzi IP) è conservato per novanta (90) giorni;
- in caso di cancellazione dell’account su richiesta di un utente che non ha effettuato alcun pagamento, tutti i dati sono cancellati senza ritardo;
- in caso di cancellazione dell’account su richiesta di un utente che ha effettuato almeno un pagamento, tutti i dati legati all’account sono cancellati, ad eccezione dei documenti giustificativi delle transazioni (fatture, informazioni di fatturazione), conservati per dieci (10) anni dalla loro emissione, in conformità con gli obblighi legali contabili e fiscali;
- i dati di misurazione dell’audience di Matomo sono conservati per un massimo di 25 mesi, in conformità con le raccomandazioni della CNIL.
8. Sicurezza
L’Editore adotta misure tecniche e organizzative per proteggere i dati, in particolare:
- hosting dei dati in Francia (o2switch);
- cifratura delle password;
- cifratura dei documenti firmati elettronicamente e generazione di un’impronta digitale che ne consente la verifica dell’integrità;
- verifica rafforzata dell’identità (codice via e-mail) per le azioni sensibili come la firma delle schede di ispezione;
- archiviazione dei documenti giustificativi di esistenza al di fuori di qualsiasi accesso pubblico;
- controllo degli accessi per account utente e per ruolo all’interno di ciascuna struttura.
9. Diritti degli interessati
Ai sensi del GDPR e della legge francese Informatique et Libertés, ogni persona dispone dei seguenti diritti sui propri dati personali:
- diritto di accesso e di rettifica;
- diritto alla cancellazione, nei limiti descritti alla sezione 7 (conservazione legale dei documenti di fatturazione);
- diritto alla limitazione del trattamento;
- diritto di opposizione, in particolare all’e-mail commerciale (sezione 3 bis), e diritto di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso alla misurazione dell’audience di Matomo (sezione 6);
- diritto alla portabilità dei dati, alle condizioni e nei limiti descritti nelle CGV relativamente all’esportazione dei dati del Servizio;
- diritto di proporre reclamo alla CNIL (www.cnil.fr).
Questi diritti si esercitano scrivendo a contact@epi-manager.fr.
10. Trasferimenti al di fuori dell’Unione europea
I dati sono ospitati in Francia (o2switch) e l’Editore non organizza alcun trasferimento di dati al di fuori dell’Unione europea per le esigenze del Servizio, ad eccezione:
- dei flussi di pagamento gestiti da Stripe, che può trasferire alcuni dati nell’ambito dei propri trattamenti, disciplinati da clausole contrattuali tipo conformi al GDPR;
- dell’identificativo di una struttura britannica o svizzera, trasmesso al registro pubblico del suo paese per la verifica (sezione 5), beneficiando il Regno Unito e la Svizzera di una decisione di adeguatezza della Commissione europea.
11. Modifica della presente informativa
L’Editore può modificare la presente informativa in qualsiasi momento, in particolare per tenere conto delle evoluzioni legali, normative o tecniche del Servizio. Qualsiasi modifica sostanziale sarà portata a conoscenza degli utenti alle stesse condizioni previste per le CGV e le CGU.